Complete mailboxen van bestuurders en ambtenaren van de gemeente Almere zijn verdwenen omdat archivering van de mailboxen te duur bleek voor de gemeente, zo blijkt uit mailwisselingen tussen de gemeente en ict-leverancier Fujitsu, in handen van Omroep Flevoland.

Onder andere de inhoud van de mailboxen van wethouder Julius Lindenbergh en oud-burgemeester Annemarie Jorritsma van tussen 2006 en 2019 zijn verdwenen, schrijft de regionale omroep. Ook de mailboxen van oud-wethouders Jaap Lodders en Mark Pol en een oud-gemeentesecretaris zijn verwijderd.

In de mailboxen stonden mogelijk nog belangrijke berichten over bestuurlijke aangelegenheden of contracten, die bewaard moeten blijven volgens de Archiefwet.

Kosten

De reden voor het verdwijnen van de mailboxen is dat er aan het archiveren van mailboxen kosten verbonden zijn en dat Fujitsu, als ict-leverancier van de gemeente, niet standaard alle mailboxen archiveert, is te lezen in de mailwisseling. Fujitsu schrijft dat in het verleden door de gemeente gekozen is om mailboxen niet standaard te archiveren vanwege deze kosten.

De gemeente heeft Fujitsu gevraagd alles op alles te zetten om de mailboxen alsnog te achterhalen, maar dat is volgens het bedrijf onmogelijk. Er is enkel een momentopname van drie maanden in 2020 teruggehaald.

Fujitsu schrijft: "Online mailboxen, zoals Exchange Online, is ook doorgespit en door middel van powershell-scripts is er gekeken naar het terughalen van oude mailbox archieven, niet beschikbaar is het eindresultaat." De mails van in ieder geval bovengenoemde vijf personen tussen 2006 en 2019 zijn verdwenen, maar mogelijk gaat het om dat van meer gemeentemedewerkers.

Al eerder wet overtreden

De gemeente werd in 2020 al op het matje geroepen door de provincie vanwege het archiefbeheer van de gemeente. Zo zouden archiefstukken vernietigd worden zonder regels op te volgen en is er informatie verdwenen dat bewaard had moeten blijven.

Ook is Almere nalatig geweest in het digitaliseren van het papieren archief, waardoor een achterstand is ontstaan en er een digitaal en papieren archief naast elkaar gebruikt werd.

De regionale omroep kwam twee weken geleden achter het verdwijnen van de mailboxen nadat het een verzoek op de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) had ingediend rondom problemen bij de gemeente bij de overgang van Windows 7 naar Windows 10. Maar het probleem blijkt groter dan in eerste instantie gedacht en daarnaast blijkt het dus de schuld van de gemeente zelf te zijn, omdat het niet betaalde voor archivering.